Wie die Digitalisierung den sozialen Bereich in der Ukraine verändert. Die Ergebnisse des Jahres seit Beginn der Automatisierung der Freiwilligentätigkeit

Während des einjährigen Betriebs hat das Automatisierte Registrierungssystem für humanitäre Hilfe gezeigt, wie digitale Technologien die Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit von Prozessen beeinflussen können. Juri Konowalow sprach über die wichtigsten Herausforderungen bei der Einführung, die Anpassung der Freiwilligen, die Ergebnisse der Plattform und ihre zukünftigen Verbesserungen.

Finden Sie heraus, wie das System funktioniert, wer Hilfe erhält und welche Innovationen den sozialen Bereich der Ukraine bereits im nächsten Jahr erwarten.

Erzählen Sie uns von den Ergebnissen der Einführung und Aktualisierung des Automatisierten Systems zur Registrierung humanitärer Hilfe. Haben sich die ukrainischen Freiwilligen daran gewöhnt?

am 1. Dezember war es ein Jahr her, dass wir unser System eingeführt und gestartet haben.

Zu Beginn standen wir vor einigen großen Herausforderungen. Erstens hatten viele Benutzer keine Erfahrung mit solchen Systemen. In den ersten fünf Tagen nach der Einführung habe ich persönlich im Kontaktzentrum gearbeitet und dem Support-Team geholfen, da viele Leute grundlegende Dinge erklären mussten: wie man sich anmeldet, was man anklicken muss und so weiter.

Zweitens wurde die Verwendung von CEP (qualifizierte elektronische Signatur) für viele Menschen zu einer Herausforderung. Es gab Fälle, in denen die Benutzer die Prinzipien der Arbeit mit der Signatur nicht verstanden, also erstellten wir Hinweisanweisungen, um solche Probleme zu minimieren.

Drittens arbeiteten wir in den ersten vier Monaten mit einem Hybridformat. Organisationen konnten sowohl Papiererklärungen als auch elektronische Erklärungen über unser System registrieren. Dies verlangsamte die Prozesse, war aber für einen schrittweisen Übergang zu einem digitalen Format notwendig.

Am Ende des Jahres waren fast 130.000 Ladungen über das System registriert. Wir sammeln sorgfältig Statistiken, die gemäß dem Dekret 12 Kategorien humanitärer Hilfe umfassen, insbesondere Treibstoff, Medikamente, Kleidung, Schuhe, Lebensmittel und so weiter. Einige Daten können wir aufgrund der militärischen Komponente nicht offenlegen.

Derzeit sind etwa 11 Tausend Empfänger in dem System registriert - das sind gemeinnützige Organisationen, öffentliche Vereine, Stiftungen und Freiwillige. Das ist eine beachtliche Zahl, die zeigt, dass sich die Freiwilligengemeinschaft erfolgreich auf die Arbeit mit unserer Plattform eingestellt hat.

Aus welchen Ländern kommt die größte Menge an Hilfe?

Die größte Menge an humanitärer Hilfe kommt aus Deutschland und Polen, die nach wie vor unsere wichtigsten Unterstützungspartner sind. Darüber hinaus kommt ständig Hilfe aus anderen Ländern der Welt wie Kanada, Litauen, Lettland und Estland. Obwohl diese Länder von der Größe her klein sind, überweisen sie regelmäßig humanitäre Hilfsgüter und zeigen damit ihre nachhaltige Unterstützung für die Ukraine.

Unser System ist transparent und hat den Grenzübertritt für humanitäre Hilfe stark vereinfacht. So dauert es beispielsweise nur wenige Minuten, um Fahrzeuge mit humanitärer Fracht abzufertigen und in das System einzugeben - im Durchschnitt etwa drei Minuten pro Transporteinheit. Dies bestätigt die Effizienz unserer Arbeit und trägt dazu bei, dass die Hilfe schnell zu den Bedürftigen gelangt.

Yuri, dieses System wurde als Antwort auf bestimmte Anfragen entwickelt. Warum sind Sie die Entwickler dieses Systems? Geht es mehr um Rationalisierung, Kontrolle oder worum geht es bei diesem System?

Wir haben dieses System entwickelt, um eine Reihe von Problemen zu lösen, die bei der Einfuhr von humanitärer Hilfe auftraten. Erstens ist es eine Frage der Effizienz. Die Ukraine erhält eine beträchtliche Menge an Hilfsgütern aus verschiedenen Ländern, und es ist wichtig, einen schnellen, reibungslosen Prozess der Registrierung und Verteilung zu gewährleisten. Unser System automatisiert diese Prozesse und macht die Papierbürokratie überflüssig.

Zweitens haben wir uns bemüht, den Prozess transparent zu gestalten. Mit dem System können wir nachverfolgen, wer was einbringt, und außerdem sicherstellen, dass die gesamte humanitäre Hilfe ordnungsgemäß dokumentiert wird. Das ist nicht nur für ukrainische Organisationen wichtig, sondern auch für internationale Geber, die sicher sein wollen, dass ihre Hilfe bei den Empfängern ankommt.

Drittens: Das System ist benutzerfreundlich. Wir haben sowohl die Bedürfnisse großer Organisationen als auch die von einzelnen Freiwilligen berücksichtigt. Dank der Einfachheit der Schnittstelle und der Möglichkeit, Daten im Voraus auszufüllen, trägt das System dazu bei, die Zeiten für den Grenzübertritt erheblich zu verkürzen.

Bei diesem System geht es um die Synergie von Technologie und menschlicher Anstrengung, um das Vertrauen zwischen allen am Prozess Beteiligten und um die Zusammenarbeit zum Wohle derer, die Hilfe benötigen. Wir sind nicht nur Entwickler - wir sind Teil der freiwilligen Gemeinschaft, die sich bemüht, den Prozess der humanitären Hilfe so effizient wie möglich zu gestalten.

Gibt es Wünsche für Verbesserungen und Erweiterungen dieses Systems von Freiwilligen oder Partnern?

Ja, es gibt in der Tat viele Wünsche, die wir aktiv sammeln und in einem Backlog für die weitere Umsetzung organisieren. Unsere Nutzer, sowohl Freiwillige als auch Partner, teilen ständig Ideen mit, die das System noch bequemer und effizienter machen können.

Eine der beliebtesten Anfragen ist die Einrichtung einer englischen Sprachversion. Da viele internationale Organisationen und Spender direkt mit unserem System interagieren, ist eine englischsprachige Schnittstelle für uns zu einer Priorität geworden und gehört zu unseren unmittelbaren Plänen.

Ein weiterer häufiger Wunsch ist die Entwicklung einer mobilen Anwendung. Dies ist besonders wichtig für Freiwillige, die oft vor Ort arbeiten und schnellen Zugriff auf das System benötigen.

Darüber hinaus bitten unsere Partner um Verbesserungen bei den Berichtsfunktionen und um zusätzliche Tools zur besseren Verwaltung ihrer Aktivitäten. So planen wir beispielsweise die Integration eines Mini-CRM-Systems, das die Interaktion der Benutzer mit der Plattform vereinfachen und die Arbeit mit den Partnern effektiver koordinieren wird.

Und die Berichterstattung - wie komplex oder einfach ist sie für die Benutzer? Wie wird sie präsentiert?

Wir bemühen uns, die Berichterstattung so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Wir haben automatische Mechanismen in das System eingebaut, die die manuelle Dateneingabe minimieren. So wurden beispielsweise Felder automatisch ausgefüllt, wodurch Fehler vermieden werden und der Prozess beschleunigt wird. Die Produktnamen werden aus erstellten Verzeichnissen gezogen, so dass Sie diese Daten nicht mehr manuell eingeben müssen.

Für kleine Wohltätigkeitsorganisationen, die mit einer begrenzten Menge an Hilfsgütern arbeiten, z.B. 5-10 Artikel, nimmt das Ausfüllen der Berichte nur ein Minimum an Zeit in Anspruch. Für große internationale Organisationen wie das Welternährungsprogramm, die mit Tausenden von humanitären Gütern arbeiten, ist dies jedoch eine echte Herausforderung.

Wir sammeln ständig Feedback von den Nutzern, um zu verstehen, wo sie Schwierigkeiten haben, und arbeiten an Verbesserungen. Selbst mit begrenzten Mitteln versuchen wir, neue Tools hinzuzufügen, die die Berichterstattung erleichtern. Dazu können die Integration neuer Verzeichnisse, die Optimierung von Formularen und die Automatisierung von Prozessen für große Sendungen gehören.

Bitte erzählen Sie uns etwas über das Wiederherstellungsprojekt. Gibt es irgendwelche Zwischenergebnisse? Wie viele Personen haben sich beworben, wer hat Hilfe erhalten?

Das Projekt "єOzdorozdolnenya" ist ein wichtiger Schritt zur Unterstützung der am meisten gefährdeten Familien und wurde 2023 erfolgreich umgesetzt. Es handelt sich um eine Pilotinitiative, die beachtliche Ergebnisse gezeigt hat: mehr als eine Million UAH wurden für öffentliche Mittel bereitgestellt, die es ermöglichten, die Gesundheit von mehr als 13 Tausend Kindern im Wert von etwa 200 Millionen UAH zu verbessern.

Ziel des Projekts ist es, einkommensschwachen Familien und Familien, die Kinder mit Behinderungen oder kinderreiche Familien großziehen, die Möglichkeit zu geben, eine Einrichtung zur Verbesserung der Gesundheit aus den am Programm teilnehmenden Einrichtungen auszuwählen. Dieser Ansatz ermöglicht Flexibilität und Bequemlichkeit für die Familien sowie Transparenz bei der Verwendung der öffentlichen Mittel.

Das Ministerium für Sozialpolitik und ich planen, dieses Projekt im Jahr 2024 zu erweitern und zu verbessern, damit noch mehr Familien von dieser Möglichkeit profitieren können. All diese Schritte zielen darauf ab, das Wohlergehen der Kinder zu unterstützen und die Sozialpolitik unseres Staates zu stärken.

Das Projekt befindet sich jetzt im Testbetrieb? Welche Regionen deckt es ab?

Es ist das ganze Land. Das Ministerium hat es als Pilotprojekt gestartet, um die Bedürfnisse der Bevölkerung zu ermitteln. Das Projekt funktioniert bemerkenswert gut; wir sehen, wie viele Kinder wieder gesund werden. Wir wollen es verbessern; wir haben mehrere Anfragen des Ministeriums in anderen Bereichen. Wir sind bestrebt, es noch einfacher zu machen.

Wir unterstützen den Standpunkt des Ministeriums, das gezielte Hilfe leisten und nicht nur Geld verteilen will. Wir arbeiten mit den Banken zusammen, die Beschränkungen festlegen, damit die Gelder wirklich nur in die Verbesserung der Gesundheit des Kindes fließen.

Yuri, erzählen Sie uns etwas über das System für Binnenvertriebene (IDPs). Was macht es besonders und wer kann es nutzen?

Es gibt ein öffentliches Dashboard auf unserer Website, das Daten über Binnenvertriebene anzeigt. Diese Daten werden einmal pro Tag aktualisiert. Sie können aktuelle Informationen über die Anzahl der Binnenvertriebenen nach Regionen und Bevölkerungsgruppen (Kinder, Rentner usw.) einsehen. Dies ist ein automatischer Zähler, der ständig aktualisiert wird.

Wir haben auch interne Dashboards für die Arbeit. Gemeinsam mit den Entwicklungspartnern verfeinern wir das System ständig, da die Regierung die Kosten und den Bedarf optimiert.

Mit welchen anderen Partnern oder Auftragnehmern arbeiten Sie bei anderen Projekten zusammen?

Das Welternährungsprogramm der Vereinten Nationen (WFP) hat unsere Initiativen bereits aktiv unterstützt und bei der Durchführung von Projekten zur Verbesserung der Lebensbedingungen der ukrainischen Bevölkerung in schwierigen sozialen und wirtschaftlichen Verhältnissen geholfen. Diese Partnerschaft ist für uns zu einer wichtigen Grundlage für Innovationen und die Gewährleistung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen geworden.

Wir arbeiten auch mit UNICEF, der Eastern Europe Foundation sowie internationalen Finanz- und humanitären Organisationen wie USAID, Visa und Mastercard zusammen. Darüber hinaus erweitern wir aktiv unseren Kreis von Partnern, sowohl auf internationaler als auch auf nationaler Ebene, wodurch wir Erfahrungen austauschen und moderne Technologien einsetzen können. Diese Bemühungen ermöglichen es uns, ehrgeizige Projekte zum Nutzen der ukrainischen Gesellschaft durchzuführen.

Welche unabhängigen Projekte führt Ihr staatliches Unternehmen durch?

Wir entwickeln unabhängig humanitäre Hilfe. Das Projekt zur Verbesserung des Gesundheitswesens ist ebenfalls von uns. Es gibt ein Projekt für soziale Dienste, insbesondere ein Bürgerkabinett, bei dem wir mit den Unternehmen "Medirent" und "Renome-Smart" zusammenarbeiten. Wir sind zertifizierte Entwickler von Registern auf der Plattform "Dia Engine" und entwickeln elektronische Register nicht nur für das Ministerium für Sozialpolitik, sondern auch für das Gesundheitsministerium. Jetzt arbeiten wir an einem Register für das Gesundheitsministerium und sind auf der Suche nach neuen Projekten, um diesen Bereich auszubauen.

Sie beschäftigen sich mit künstlicher Intelligenz. Bilden Sie sie aus?

Wir setzen künstliche Intelligenz aktiv in unserer Arbeit ein, insbesondere in dem von Creatio entwickelten CRM-System zur Verbesserung der Kommunikation mit den Benutzern. Wir sind gerade dabei, KI-Modelle zu trainieren, die beliebte Fragen beantworten, Anleitungen geben und häufige Nutzeranfragen umgehend lösen.

Dies ist besonders wichtig, da die Nutzerbasis für unsere Dienstleistungen schnell wächst. Ab dem neuen Jahr werden sich der Pensionsfonds und alle CNAPs im Land dem System anschließen, was etwa 5.000 Zugangspunkten entspricht. Darüber hinaus haben wir ein Fallmanagement eingeführt, das die gesamte Bevölkerung abdeckt, die eine hochwertige und schnelle Unterstützung benötigt.

Geschulte künstliche Intelligenz wird die Belastung für die Betreiber der Kontaktzentren erheblich reduzieren und sicherstellen, dass unsere Dienste für jeden Bürger bequem sind.

Erzählen Sie uns mehr über das Unified Social Information System.

Das Unified Social Information System (USIS) wird zur Grundlage für die Umsetzung wichtiger Veränderungen im sozialen Bereich. Es hat bereits 10 Arten von Sozialhilfe vereint und sorgt für ein transparentes und automatisiertes Verfahren für deren Bereitstellung. Dies vereinfacht das Leben der Bürger erheblich, da die Zeit zur Prüfung der Anträge verkürzt wurde und das System selbst eine zuverlässige Überwachung und Kontrolle der Zahlungen ermöglicht.

Besonderes Augenmerk legen wir auf die Einführung des Fallmanagements, das sich zu einem echten Durchbruch bei der Bereitstellung von Sozialdienstleistungen entwickelt hat. Dieser Ansatz ermöglicht es uns, jeden Antrag individuell zu bearbeiten und Menschen in schwierigen Lebenssituationen umfassende Unterstützung zu bieten.

Diese Lösungen sind erst der Anfang unserer Arbeit. Wir sind bestrebt, das EISSS nicht nur zu einem Instrument für Zahlungen und Dienstleistungen zu machen, sondern auch zu einer Plattform für den Austausch relevanter Informationen zwischen den Behörden, was die Belastung der Nutzer verringern und einen besseren Service für alle bieten wird.

Unser Kurs bleibt unverändert: Wir schaffen einen sozialen Raum, der den Bedürfnissen der modernen Gesellschaft entspricht, und wir sind bereit, weiter voranzuschreiten, um noch größere Ergebnisse zu erzielen.

Wie steht es um die Vereinfachung der Verfahren für Bürger, die Sozialhilfe beantragen?

Wir haben vom Ministerium den Auftrag, die Annahme von Papierdokumenten so weit wie möglich zu optimieren, damit keine eingescannten Kopien erforderlich sind und die Systeme nicht überlastet werden. Wir arbeiten in dieser Richtung, um die Prozesse für Sozialarbeiter und Bürger zu vereinfachen.

Juri, wie wird der Dienst "#Aid" jetzt genutzt?

"#Aid" war zu Beginn des Krieges wichtig, als es keine anderen Hilfsmittel gab. Die internationalen Partner wussten nicht, wie sie arbeiten sollten, und so spielte es eine Schlüsselrolle. Jetzt arbeitet das Ministerium nach anderen Formaten, und die Zahlungen erfolgen auf eine andere Weise. Die Geber bestimmen selbst, wem sie helfen, und wir nutzen dafür das Unified Information System. "#Aid" hat seine Funktion erfüllt, und wir planen, es abzuschalten.

Was sind Ihre Pläne für das nächste Jahr? Woran wird das Staatsunternehmen arbeiten?

Das Ministerium hat die Entwicklung einer Strategie für die Digitalisierung des sozialen Bereichs abgeschlossen. Wir haben an der Entwicklung dieses Dokuments mitgewirkt und nutzen es nun, um unsere eigene Strategie zu entwickeln. Parallel dazu arbeiten wir mit Deloitte an einem neuen Betriebsmodell für unser Unternehmen, das sowohl die Strategie des Ministeriums als auch unsere eigene berücksichtigt. Wir planen, dies bis zum Ende des ersten Quartals 2025 abzuschließen. Danach werden wir einen Fahrplan für die Entwicklung und Ausweitung unserer Aktivitäten haben.